Kế toán chứng từ

ke-toan-chung-tuTrong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm giảm tài sản nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu trên gọi là phương pháp chứng từ.

Vậy Kế toán chứng từ là gì? Nội dung của kế toán chứng từ như thế nào? thì sau đây Việt Luật xin giải đáp một số khó khăn cho các bạn như sau.

Kế toán chứng từ là gì?

  • Kế toán chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
  • Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.
  • Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. gồm nhiều loại, có thể có giá trị và chuyển nhượng được hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng.
  • Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất , kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán

Nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có các nội dung cơ bản sau đây:

– Tên và số liệu của chứng từ kế toán.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Số lượng , đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký, họ và tên của người lập , người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán.
– Ngoài ra chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Hệ thống chứng từ kế toán

– Hệ thống chứng từ kế toán gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc, hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
– Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
– Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng và từng trường hợp cụ thể thích hợp.

Phân loại theo chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ, địa điểm lập chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ…

* Phân loại theo công dụng của chứng từ

– Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.
– Chứng từ chấp hành: là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt… chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dung làm căn cứ ghi sổ kế toán.
– Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên.

* Phân loại theo trình tự lập chứng từ

– Chứng từ gốc: là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành.
– Chứng từ tổng hợp: là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ.

* Phân loại theo phương thức lập chứng từ

– Chứng từ một lần: là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần , sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.
– Chứng từ nhiều lần: là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi và sổ kế toán.

* Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

– Chứng từ bên trong: là những chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị .
– Chứng từ bên ngoài: là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên  quan đến đơn vị kế toán nhưng  được lập ra từ các đơn vị khác.

* Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ.

– Chỉ tiêu lao động và tiền lương;
– Chỉ tiêu hàng tồn kho;
– Chỉ tiêu bán hàng;
– Chỉ tiêu tiền tệ ;
– Chỉ tiêu tài sản cố định.
* Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ
– Chứng từ bình thường: là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với các hoạt động của đơn vị.
– Chứng từ báo động: là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế.

* Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ.

– Chứng từ thông thường: là những chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
– Chứng từ điện tử: là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử , được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ…

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, khi viết dung bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không cắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên tục quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Kiểm tra chứng từ

Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

– Kiểm tra tính chính xác của số kiệu thông tin trên chứng từ
– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ , kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Bảo quản và lưu trữ chứng từ.

– Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dung làm căn cứ và sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm .- Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá hạn một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong luật kế toán.

Trên đây là một số giải đáp của chúng tôi. Dịch vụ kế toán trọn gói Việt Luật với đội ngũ tư vấn và chuyên viên kế toán chuyên nghiệp cùng năng lực làm việc cao, Việt Luật xin cam kết luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường kinh tế.ke-toan-chung-tu-min_0