Hóa đơn điện tử - Hóa đơn điện tử là gì?

Thất lạc hóa đơn, kế toán, hoạch toán các hóa đơn giấy đã trở thành nỗi lo của các doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp trong quá trình hoạt động mà số lượng hóa đơn sử dụng có thể lên đến hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn. Giờ đây, với sự xuất hiện của hóa đơn điện tử đã mang đến cho quý khách hàng một giải pháp tối ưu nhất trong công việc kế toán, hoạch toán,…Hóa đơn điện tử là một hình thức mới đang được ưa chuộng và được nhà nước khuyến khích sử dụng, sẽ trở thành xu thế trong tương lai. 
Trong thời gian gần đây, Việt Luật nhận được rất nhiều câu hỏi, thắc mắc của bạn đọc, quý khách hàng về vấn đề này. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Làm thế nào để phát hành hóa đơn điện tử?..., Việt Luật xin cung cấp và giải đáp cho quý khách hàng những thông tin pháp luật mới nhất được cập nhật như sau:

hoa-don-dien-tu-la-gi

Hóa đơn điện tử là gì?

Có thể hiểu hóa đơn điện tử là: hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

Một số đặc điểm của hóa đơn điện tử

 Đối tượng sử dụng:  
- Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp phát hành với số lượng hóa đơn lớn về Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình, …
- Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố;
- Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều thành phố, tỉnh khác nhau
- Các công ty xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.
 Quy trình phát hành:
Bước 1: Đăng ký phát hành với cơ quan thuế.
Bước 2: Khởi tạo hoá đơn điện tử.
Bước 3: Phát hành hoá đơn điện tử.
 Các loại hóa đơn điện tử: 
Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn gtgt, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
 Hóa đơn điện tử vẫn có những tiêu chí bắt buộc như hóa đơn giấy hiện hành, kể cả tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn. Tuy nhiên, do là chứng từ điện tử nên phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên phát hành.
 Thời điểm lập hóa đơn điện tử (chính xác theo ngày, giờ, phút, giây) sẽ thể hiện ngay trên hóa đơn. 
 Ưu điểm của hóa đơn điện tử:
Thứ nhất
, phát hành hóa đơn điện tử sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí:
• In hóa đơn:
Quý công ty chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy, từ đó tiết kiệm được khoản chi phí khá lớn trong việc đặt in hóa đơn giấy như cũ.
• Phát hành hóa đơn đến khách hàng: 
Hóa đơn sẽ được phát hành qua các phương tiện điện tử thông qua portal, email và được gửi trực tiếp đến khách hàng, tránh việc gửi nhầm, thất lạc trong quá trình vận chuyển.
• Lưu trữ hóa đơn: 
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp khách hàng lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ, không cần tốn kém diện tích lưu trữ, mất công và chi phí bảo quản.
Thứ hai, hóa đơn điện tử giúp công ty dễ dàng quản lý hơn:
• Thuận tiện để hoạch toán, kế toán đối chiếu dữ liệu:
Sẽ không còn cảnh cứ đến kì hoạch toán, thực hiện công việc kế toán là phải lật giở, cầm trong tay hàng đống hóa đơn để đối chiếu, hoạch toán rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Với hóa đơn điện tử, việc hoạch toán, kế toán chỉ cần thực hiện trên máy tính, với các thao tác đơn giản và rất dễ sử dụng thông qua các phần mềm.
• Không xảy ra mất mát, hư hỏng hay thất lạc hóa đơn:
Quý công ty sẽ không cần quan tâm hay lo lắng về việc hóa đơn bị hư hỏng, rách, nát, thất lạc do bảo quản không tốt, do sơ sót trong khi di chuyển địa điểm,… Giờ đây, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên dưới dạng dữ liệu điện tử trên mà không bao giờ lo bị mất.
• Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty:
Sau khi đã lập hóa đơn điện tử, việc quyết toán thuế sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết cho các nhân viên kế toán, thuế của công ty, tiết kiệm được rất nhiều thời gian hoạch toán, đối chiếu dữ liệu, chi phí đi lại,…
• Thuận tiện cho việc kiểm tra của các đơn vị quản lí thuế:
Với nhiều công ty, việc kiểm tra của các đơn vị quản lí thuế là nỗi sợ hãi, khiến cho công ty phải nộp phạt rất nhiều khoản phạt do các vi phạm về kê khai không đủ hóa đơn. Giờ đây, với hóa đơn điện tử và các công cụ khác, công việc kế toán sẽ trở nên chính xác, dễ dàng hơn, nỗi lo về kiểm tra thuế sẽ dần biến mất.
Thứ ba, hóa đơn điện tử rất dễ dàng để sử dụng:
• Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn:
Sau khi đã lập hóa đơn điện tử, công ty thực hiện phát hành hóa đơn điện tử tùy theo việc hoạt động, kinh doanh của công ty để quyết định số lượng cụ thể, không còn mất thời gian thiết kế, sửa chữa và chờ đợi hóa đơn được in.
• Dễ dàng trong việc lưu trữ:
Không tốn không gian lưu trữ, không mất công đánh dấu, kí hiệu hay bảo quản cẩn thận mà vẫn có nguy cơ rách, hỏng,… như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có những ưu điểm vô cùng lớn trong việc luu trữ.
• Đơn giản hóa trong việc thống kê, quản lý, tìm kiếm hóa đơn:
Quý khách sẽ không cần phải mất công lật giở, tìm kiếm trong những chồng hóa đơn dày cộp giữa hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn và các giấy tờ khác để tìm kiếm cho mình chỉ một hoặc một vài hóa đơn hay phải sắp xếp, phân loại những chồng hóa đơn theo ngày, tháng, theo mục, … như trước kia. Chỉ với vài thao tác trên máy tính, quý khách hoàn toàn có thể thực hiện việc thống kê, quản lí sắp xếp hay tìm kiếm chỉ trong vài giây.

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Hóa đơn điện tử áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn đầu tư nước ngoài hay vốn của nhà nước. Bao gồm cho cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và ngân hàng mà trước kia là những ngành đặc thù có quy định riêng của Bộ tài chính và pháp luật liên quan. 
Như vậy, theo quy định về hóa đơn điện tử 2018, cụ thể là Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc với các doanh nghiệp, công ty từ ngày 01/11/2018.
- Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in
- Sau ngày 01/11/2018:
 Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thi dùng tiếp cho đến khi hết. Nếu đến ngày 01/11/2020, doanh nghiệp vẫn  không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
 Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
 Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử.
Dịch vụ hóa đơn điện tử của Việt Luật:
Nhằm giúp doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý và sử dụng hơn hết là thực hiện đúng theo quy định của Chính phủ về hóa đơn điện tử 2018. Việt Luật gửi tới Quý doanh nghiệp quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử như  sau:
 Bước 1. Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử:
Quý khách đăng ký thông tin theo mẫu số 01 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 với Chi cục thuế nơi Doanh nghiệp đóng trụ sở chính.

Hồ sơ để được thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng bao gồm:

1. Hợp đồng Thuê nhà;
2. Hợp đồng Lao động-Nhân công;
3. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
4. Thông báo mẫu dấu công ty;
5. Điều lệ công ty;
6. Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
7. Chứng minh thứ nhân dân, hoặc căn cước công dân, hộ chiếu (các giấy tờ khác có ý nghĩa tương đương) của giám đốc;
8. Hộ khẩu của giám đốc (nếu GĐ ở cùng nơi với trụ sở công ty) hoặc sổ tạm trú của GĐ (nếu ở GĐ nơi khác chuyển đến);
9. Sổ đỏ hoặc giấy tờ nộp thuế đất của chủ nhà (nếu nhà chưa được cấp sổ đỏ) bản sao không cần công chứng.
10. Chứng minh thư nhân của chủ nhà;
11. Hộ khẩu của chủ nhà;
12. Hợp đồng kinh tế.
 Bước 2. Khởi tạo hóa đơn điện tử.
 Bước 3. Phát hành hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử sẽ được phát hành qua mạng theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính ( kèm cả hóa đơn mẫu).
Đến với Việt Luật, các bạn sẽ được được cung cấp và trải nghiệm những dịch vụ vô cùng hấp dẫn với nhiều ưu điểm như:

  • Được tư vấn miễn phí trước khi sử dụng dịch vụ về các vấn đề pháp lý một cách tỉ mỉ, chi tiết;
  • Được công ty thực hiện dịch vụ trong thời gian nhanh nhất, chi phí tiết kiệm nhất;
  • Được đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc hướng dẫn, sát sao trong việc thực hiện, hoàn thành các giấy tờ, thủ tục;
  • Được công ty cung cấp các dịch vụ hậu mãi, khuyến mãi vô cùng hấp dẫn, thu hút;
  • Được tư vấn miễn phí các vấn đề hình sự, dân sự, đất đai,… tại tổng đài miễn phí của công ty 19006199,…

Mọi thắc mắc về các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử và liên hệ sử dụng các dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của Việt Luật, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline:  0983 908 709 (Mr. Quyết).
- Website: https://tuvanvietluat.com.
- Hoặc đến tại địa chỉ: số 8, ngõ 22, phố Đỗ Quang, Cầu Giấy, Hà Nội.

 

Câu hỏi giờ đây là bạn đã sẵn sàng sử dụng dịch vụ pháp lý của chúng tôi?

Hãy liên hệ với Việt Luật để những vướng mắc của bạn được giải đáp một cách nhanh chóng và chính xác bởi đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm

Liên hệ ngay Bảng giá

 

Facebook comments